to be an event producer | 當一個活動製作人
為甚麼要花錢做場地佈置？沒有拱門、沒佈景板、沒有舞台、沒有席花、沒有絨質桌布、沒有燈光、沒有視頻、沒有音樂、沒有⋯⋯就不能舉辦一埸晚宴嗎？嗯⋯⋯答案是：完全可以的。只是，這晚宴失去了温度、失去了情感，也失去了靈魂。
場地佈置的目的是聚焦目光、聚集與會者。一場活動裏往往有幾個聚焦點，根據聚焦點的功用、活動預算、場地限制等幾個主要因素來優先處理需要佈置的區域，不同類型的商業活動有不同的場地佈置焦點。
入口迎賓區 （Welcome Area）
正如所有商舖的大門，這區域的目的是告訴人們：「我在這裏。」同時，它亦具備迎賓的功能，我們可以在這個區域設置迎賓拱門、嘉賓接待處和過道，從外到內行進的順序可以是拱門 > 接待處 > 過道，亦可以是拱門 > 過道 > 接待處，差別不大，可視乎現場環境及與會者的行動路線而定。
迎賓拱門 （Welcome Arch）
迎賓拱門是一個標誌性的聚焦佈置，它帶有三個重要的訊息，分別是：
一） 位置：功效等同國界線，它告訴與會者這裏正是會場的入口；
二） 歡迎：拱門渾身散發著「歡迎您！」的姿態；
三） 宣傳：若活動性質是展銷會或展覽會的話，拱門發揮了巨大的宣傳作用，讓途人知道這裏正舉辦活動並吸引他們進入會場。
根據預算，設計師和活動製作人從物料和形態結構出發，為活動組織者設計既合乎預算又亮眼的拱門，劃算一點的可以選用鋁料、桁架等可重用的結構，礙於它們屬於劃一的結構組件，搭建後的外觀比較笨拙，以方形為主，且變化較小。預算許可的話可以考慮木製拱門，外形多變，更容易造出突出主題的設計，氣派多了。
接待處（Registration）
接待處是一場活裏第一個聚集與會者的地方，它的功能包括：
一） 歡迎：這裏是人與人之間歡迎，比起拱門的歡迎當然有温度得多；
二） 簽到：一種簡單的儀式感，是尊重與會者出席的一種做法，活動主辦方同時能夠統計出席率。隨著科技的進步，簽到早已不限於紙筆墨硯了，市場上有很多小程序（Apps）可以選擇；
三） 通知：尤其是重要人物（VIP）的到來，接待處的工作人員可以馬上通知執行舞台總監重要嘉賓的到來，以便活動策劃經理及製作人安排迎賓的工作。
接待處的佈置簡單一點，一塊佈景板、一張宴會長桌（IBM table – International banquet meeting table）已經能夠發揮功用。
過道（Tunnel）
過道是連接入口到宴會前廳的一條通道，它起著時光隧道的作用，同時附有一句潛台詞：「歡迎進入愛麗絲夢遊仙境！」感覺像是讓與會者脫離現實狀態，全情投入宴會的世界。
木結構、鏡面圍身、彈力布或LED wall等材料和設備的配合，籍著設計師的神來一筆，可以建構出不規則的過道結構和意想不到的主題氣氛。例如，我們可以運用木結構與電腦噴繪、鏡面圍身等搭起一條十米長的通道，把投影投在通道的路面上，再接駁一台煙霧機、把電腦筒燈（LED par）調成綠色和紫色、播放懸疑感的背景音樂來營造神秘莫測的環境氛圍。
前廳 （Foyer or Pre-function area）
前廳是宴會廳前的一片區域，會議中場休息的茶點時間（Coffee break）、晚宴開始前的雞尾酒會（Cocktail section）或是社交場合（Networking section）都安排在前廳。同時，接待處、留影區、體驗區、近距離的互動表演、或是產品展示、公司文化牆等等也會在這裏出現。
留影區 （Photo zone）
顧名思義，留影區是給與會者拍照留念的區域，它隱藏著一項巨大功能：宣傳。大會攝影師往往被與會者要求用他們的手機拍攝，然後與會者現場直播似的把照片上傳到社交平台，這舉動對活動起了很大的宣傳效果。所以，設計師和活動製作人在設計留影區背影板的時候要注意活動的名稱、企業標誌是否清晰可見，尤其是地面到標題字底的距離有沒有180公分高，避免與會者的高度遮擋了主題字。如果沒有特定的主題，只是一個商業活動，留影區背景板可以用Monogram的設計來完成，更吸睛，也更突出企業的標誌。
科技的日新月異改變了與會者被動的拍攝模式，人們逐漸拋棄沉悶的留影區背景板，360度全景攝影（360º photography）、馬賽克攝影牆（Mosaics wall）、魔鏡（Magic mirror）等等，這些創意科技已經超越傳統的留影區，成為活動裏的常客了。
註：Mosacis wall photos by Picture Mosaics
體驗區 （Experience zone）
活動主辦方為了增添開席前的氣氛，讓與會者得到一些文化類、科技類，或純綷是娛樂性質的體驗，往往要求製作人安排一些有趣的體驗或遊戲攤位。中國剪紙、中國結是很棒的傳統文化體驗，而龍鬚糖、麥芽糖、金錢餅是我們很地道的小食文化，VR格蘭披治大賽車讓與會者挑戰澳門世界級賽車跑道的威力，類似的體驗攤位總能聚集好大一群人，氣份馬上熱起來。
在構建遊戲、體驗攤位時，每個演出單位在設計、設備上的要求各有不同，製作人事前必須瞭解清楚並安排妥當。
宴會廳 （Ballroom）
宴會廳是會議和宴會舉行的區域，舞台、座席、會議活動的同聲傳譯房間都設在這個區域裏。佈置可以從舞台、宴會廳角落、全包圍背景牆、天花懸吊、席花，這幾個方面入手。
舞台 （Stage）
舞台是最重要的焦點，它表現了活動的主題，帶出了活動訊息與意義。很多設計師喜歡以「簡單就是美Less is more」的簡約主義來設計會議活動的舞台，以簡潔的背景設計烘托出演講者，讓演講者成為與會者的焦點。
舞台上我們會放置佈景板（Backdrop）、主題佈景和道具（Themed stage set）、布幕（drape）等。舞台設計和用料有千變萬化的搭配，設計師在設計舞台的時候通常會想好舞台的層次結構、佈局、材質、色系等，然後與製作人一起討論後而最終定案。當中，是選擇木結構的圍身呢、還是拼砌不同大小的 LED wall呢？都必須跟著製作人的預算走。
全包圍背景牆 （Surrounding wall）
全包圍背景牆的意思是用木結構、布幕、視像設備包括LED wall或投影屏（Projection screen）等結構繞著
宴會廳的內攏范圍走一圈，這種做法直接與過道互相連接並互相呼應，呈現出不一樣的宴會環境，與會者亦完完全全地被主題性的環境包圍其中，更能投入活動氛圍。當然，這是花費不少的一㮔格局佈置。
天花懸吊 （Hanging from ceiling）
在 Chp 02-2 跳出二圍空間的舞台表演也很炫酷 的分享中，我們提及過宴會廳地面到天花的距離是一個三圍空間的表演區域，這個法則也適用在場地佈置，製作人同樣可以利用這個空間以天花懸吊的方式把大型主題道具（themed props）或天花布幕（Ceiling draping）吊起，形成更豐富的視覺享受。
座席 （Banquet table）
基本上，座席是與會者停留最久的地方。從桌布（Tablecloth）、桌旗（Table runner）、裝飾桌布（Table overlays）、餐巾（Napkins）、秀盤（Show plates）到椅布（Chair cover）、椅子帶（Chair band），我們處處可見場地宴會部同事對座席佈置的用心。
在座席上，主角除了佳餚美酒以外，矗立在桌子中央的席花（Table centerpiece）也是很吸睛的。很多時候，席花是包括在宴會套餐的價格裏，宴會經理會因應季節轉換，為活動組織者提供當季最新鮮的花卉擺設。雖說這擺設叫做席花，但設計師和製作人往往不以花為主體，而是利用主題道具來呼應宴會的主題氛圍。例如，以纖細高身花瓶插滿紅、黑色人造羽毛突出紅磨坊主題的晚宴，或者以金光閃閃的小金人告訴與會者：你正在參與企業奧斯卡頒獎典禮，等等。
以上是對場地設計和佈置時可以考慮的區域，但是，我們不可以盲目地把以上所有佈置區域都推給客人，這樣做必定適得其反。我們要根據客人的預算和想法，懂得如何抓緊有限的資源發揮最大的效益，排列優先次序，挑選適當的區域來佈置。以下是給大家參考的優先次序：
一） 舞台
二） 座席
三） 接待處
四） 留影區
五） 席花
六） 迎賓拱門
七） 體驗區
八） 天花懸吊
九） 過道 或 全包圍背景牆
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