to be an event producer | 當一個活動製作人
簡單來說，宴會裏的舞台設計可以用四個步驟來完成：實地考察、繪製平面圖和正面圖、主題描繪和色調、選材搭配。四個步驟看似簡單，但工作起來，卻是難關重重，一環扣一環，往往讓設計師和活動製作人不眠不休地、星夜兼程地改、改、改。現在，就讓我們一環一環地走一遍Event Stage Set的設計之旅吧！
步驟一：場地考察（Site inspection）
每一個活動場地都有自己獨特的特徵、佈局和尺寸規格，這些因素影響著舞台設計，所以實地考察很重要，對於活動或宴會的整體設計感和稍後的入場安排來說，是一個打好紮實基礎的步驟。最理想是設計師也能夠一起參與考察，站到偌大的宴會廳之中，親身感受一下場地想要告訴他的故事。若是不能安排，製作人只能獨自體驗，然後筆錄、拍照、錄影，把場地的情況鉅細靡遺地記錄下來，好讓設計師細味置身其中的感覺。
從宴會廳的佈局敲定舞台的位置與尺寸
在“Chp. 02-2 跳出二圍空間的舞台表演也很炫酷－舞台位置與表演空間的關係”一文中與大家分享了舞台的位置，就以設計一個三面舞台作為例子，我們該把它放到宴會廳裏哪一個位置呢？最完美的位置莫過於對著主入口的位置，為甚麼？因為它是吸引眼球最直接、最有利的位置。當你打開宴會廳大門向前看的時候，不用拐彎、也不用左看右望，眼前延綿四十多米長的主題舞台馬上成為焦點，令人眼前一亮，這視覺的饗宴同時亦傳遞著熱烈歡迎的訊息。
設備較為完善的宴會廳都會提供內置投影設備、甚至是LED屏設備，屏幕的位置通常在默認舞台位置的左右兩側，有時候，在默認舞台處也會藏有一台屏廿幕，我們可以考慮把這些內置的屏幕融入舞台設計之中，成為主題舞台的一部分，既可以增加舞台的總體範圍，又增添了多媒體播放的視覺效果，而且不用外借設備也可以省點預算，一舉多得。
所以，初步的舞台組合形成了：對著主入口的那面牆是舞台位置，舞台的左右兩側是內置投影屏。那麼舞台尺寸呢？可以簡單地取場地寬的三分之一。換言之，如果場地寬是45米的話，舞台長度可以訂為15至20米之間。若舞台取取15米長，加上左右各6米長的投影屏，這舞台的總長至少有27米，適合300-400人的宴會。
初步概念弄清楚以後，接下來，我們要準確地得到一些數據，包括：
宴會廳的長、寛、高：這些資料在場地的建築CADD檔裏基本上都有詳細的記載，場地經理往往也很樂意發你一個合適的版本；
懸掛點的分佈圖和每點承重；
內置投影屏的數量、各屏的尺寸、屏與屏之間的距離、投影機的位置：雖說這些資料在CADD檔裏有跡可尋，但有一些距離未必能在檔案裏找到，譬如新增的內置投影屏、譬如投影屏底到地面距離等；
結構性柱子的位置與大小、阻擋舞台視線的範圍；
天花水晶燈底部到地面距離；
等等。
以上，都是會影響舞台佈景的場地因素。場地建構宴會廳的時候，場地本身已經考慮了舞台的基本位置，例如，場地的柱子結構、宴會部傳送菜餚的出入口、場地內置的影音設備、天花懸吊位置等等，這些不可變動的因素已經默認了舞台的位置和基本尺寸。不過，我們也需要根據活動的人數、主題、舞台表演等可以變化的因素作出適當的調整。
順帶一提，有一種舞台是例外的，無論是甚麼因素也沒有辦法改變它的尺寸與位置，就是營造強烈劇場感的鏡框式舞台。在澳門，我們可以在永利皇宮宴會廳、百老匯綜藝館、萬豪軒酒樓，以及文化中心的綜合劇院和小劇院找到鏡框式舞台。
從卸貨區一直走到宴會廳
另外一個必須考察的地方是後勤區域，這個區域包括卸貨區、連接卸貨區和宴會廳的通道，以及載貨電梯。這些資料除了對設計有部分的影響以外，最主要是在硬件製作時，工程部會以後勤區的尺寸來決定一件5米長、5米寬有層次的舞台佈景該如何切割、包裝和運輸。而且，後勤區域到宴會廳的距離對安排現場搭建人員的多寡、工具的準備、預計搬運時間都有著一定的影響，尤其是遇到必須拐彎抹角、換貨梯的情況。
世事最喜歡捉弄人，你覺得最簡單、最可以忽略的地方往往就是讓你捏一把大汗的地方。記得有一次替客戶策劃一場百家樂比賽，比賽地點在賭場裏的百家樂區域，具有敏銳觸角的你應該洞察到賭場裏的環境比宴會廳的環境嚴苛多了，不僅如此，從卸貨區到指定的活動地點需要走一條又長又窄天花又不高的員工通道，重點是這條通道有兩個直角彎。這，被我忽略的直角彎，成了最致命的直角彎。
步驟二：繪製平面圖和正視圖（Prepare floor plan and front view plan）
剛才我們把舞台尺寸初步定為場地寬的三分之一：15米至20米之間，而且想要把場地內置的投影屏融入設計之中，所以我們可以運用組合式舞台（Portable stage pieces）盡量填滿左右投影屏之間的空隙，假設左右投影屏之間的距離是18.8m長，而組合式舞台的一般尺寸是8ft長、6ft深，現在我們就可以確定舞台長為56ft了，組合式舞台習慣以尺和寸來做單位，56ft相等於 17,080mm，即17.08米。
那麼又如何決定舞台的深度呢？舞台的深度主要取決於舞台佈景（Stage set）的大小、舞台表演的內容。
如果舞台佈景是LED屏加左右兩側佈景的話，我們首先要解決佈景需要多少支撐空間這個問題。為了避免任何震盪，我們會在舞台的後方留出至少1米的空間，另外架起一個小台階用來放置LED屏，所以我們可以理解為LED屏不需要佔據舞台的任何面積，它只會沿著舞台邊沿走。而對於佈景來說，佈景的面積越大，需要用作支撐的空間越大，假設我們要擺放一個5米高、5米長的佈景，那麼在背後至少也要預留1.5米至2米的深度來放置支撐、沙箱、飛機帶等用以穩固的結構與用具。
舞台表演也是影響舞台深度的重要因素。假設流程表上出現高管祝酒（十人共同站到台上）、舞蹈表演（舞者一位）、現場樂隊表演（主唱、結他、低音結他、鍵盤和鼓手共五位）等等，設定舞台面積的其中一個原則是：舞台必須能夠容納需要最多空間的組別，哪怕前九個環節都只有一個人在舞台上，而第十個環節是十位表演者表演十秒鐘，舞台的面積也必須以十位表演者表演十秒鐘的準則來決定。回到我們的假設，五人組合的樂隊連樂器、擴音器、監聽等大概需要15-20平方米的面積，所以舞台的深度最好預留3-4米。連同佈景需要的1.5-2米，我們得出一個舞台深度：在4.5-6米之間，根據組合式舞台的尺寸8ft長、6ft深，可以算出一個合適的舞台深度：18ft，相等於5,490mm，即5.49米。
決定以上內容後，設計師便可動手繪製舞台的平面圖和正視圖。繪製正視圖的時候，設計師往往會遇到舞台佈景要做多高度的問題。舞台佈景要做多高取決於宴會廳的限高、佈景結構安全性問題、每塊LED 屏的尺寸、有沒有懸吊結構等等。
待續。
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