to be an event producer | 當一個活動製作人
不知道大家有沒有發現，原來簡報（Power Point – PPT）在Event世界裡的出現頻率是非常高的，無論是會議、研討會、晚宴、頒獎禮等各種類型的活動、無論是投影機投影屏紅極一時的九十年代、還是LED屏發達的二十一世紀，你都能在活動現場找到簡報的踪影，說它無處不在一點也不為過。
而且，我相信，不管你是一名職人或是一名學生，你對簡報都不會感到陌生，有些朋友甚至跟我一樣，每天都需要跟Power Point打交道，特別是活動製作人的你，除了因為日日夜夜、不眠不休地趕活動文案而不得不與簡報形影不離以外，更多的可能是因為需要處理活動客人或演講者交予你我的簡報文檔。
你可能感覺困惑：老師，收到講者的簡報文檔存到on-show的電腦裡，然後直接播放不就行了嗎，還需要大費周章的處理是為何呢？
正是。
投影片的尺寸
在《Chp. 07-1其實，弄清「比例、解析度、像素」也不難！》一文中我們簡單地瞭解了視訊設備的尺寸比例，我們也意識到視訊設備（如LED屏幕）的尺寸可能會被某些不可改變的條件（如場地）限制，不能隨心所欲地改成你想要的尺寸比例（如16:9），所以有時候，我們需要調整投影片的尺寸大小來配合舞台上屏幕的大小。
就是說，如果舞台上的LED屏幕剛好是16:9，但講者的PPT卻是4:3，如果不作任何調整的話，屏幕的左右兩邊便會出現黑邊，之於製作人來說，這是不及格的效果。所以，為了讓與會者體驗完美的舞台視訊效果 — 去黑邊，我強烈建議各位把投影片的尺寸從4:3調整為16:9。
製作人有兩種解決辦法，一種是讓演講者自己動手調整，另外一種是你替演講者調整。如果是你，你會選擇哪一個方法？別急，我們暫且先來推敲一下當中的利與弊再作選擇。
讓演講者自行調整是最直截了當的選擇，可能也是大多數人認為最省時的方法，理由很簡單：簡報本來就是演講者創建的，基本上他就是最了解簡報內容的人，由他自己來調整簡報最穩妥不過了，再說，修改或調整簡報的內容本來就不是我的活兒。
嗯⋯⋯真的最省時嗎？真的最穩妥嗎？
除非你是一個對舞台、對Event沒有要求的製作人，不然其實一點也不省時，因為完美的事情都建基於微小的事情。我們需要清楚明白的是，被邀請成為演講者的人都是在某一方面十分專業的人，譬如商界的企業家、股票大亨，又譬如是學術界的教授才子或是體壇名運動員等等，除非這個演講者擁有很強的簡報製作技能、同時擁有很強的簡報設計能力、再加上他有空閑的時間，不然作為活動製作人的你可要白白等上好幾天才收到更新的簡報，而且更新的簡報也有可能未能稱意。
為了避免這種的狀態輪迴下去，造成惡性循環，我會選擇快刀斬亂麻，替演講者把投影片的尺寸從4:3更改為16:9。
其實除了一些約定俗成的比例以外，你也可以根據LED屏幕的尺寸比例在Power Point裡自訂投影片的比例，這樣一來，軟件的內容就能完全配合硬件的設備而輸出到舞台上去了，很棒！
投影片裡的內容排版
調整了投影片的尺寸以後，你會發現簡報內容的排版頓時變得怪怪的，因為Power Point沒有自動調整內容排版的功能，你必須手動調整。這就是我剛才說「而且更新的簡報也有可能未能稱意」的意思了。當然，這步驟花費的時間確實不少，尤其是遇到篇幅比較長的簡報文檔。
這裡分享一個小小的意見，出於尊重與禮貌，我們必須告知演講者改動的原因、動機，以及改動過的內容，並取得演講者的同意。在一般情況下，演講者都會同意而且很感激這樣的更改，因為這讓舞台整體的效果變得錦上添花。
投影片裡的企業LOGO和圖像硬照
調整了簡報的尺寸比例以後會牽起一陣子的蝴蝶效應，譬如企業LOGO、譬如圖像硬照。如果企業LOGO是在投影片母片裡的話，而且它是一個圓形的LOGO，在4:3到16:9的更改過程中，這個LOGO便會從一個圓形變成一個橢圓形。此外，圖像硬照也有可能遇到同樣的問題。
投影片裡的文字字體
接下來，我們看一看字體。有些同學會問：「老師，文字內容也會隨著尺寸比例的調整而變型嗎？」幸好，答案是：「不會。」不然這個牽一髮動全身的效應可真是沒完沒了了。這裡想要分享的是，因為不同的電腦有不同的字體設定，而字體設定在某程度來說也算是一種個人偏好，曾經，我遇過一位對字體偏好比較執著的演講者，他所用的字體不是一般電腦內存的字體，所以他特意把簡報存成PPT檔和PDF檔，然後把兩個文檔都發送給我，並備註字體不能改動的要求，這不就在暗示我簡報的效果必須跟PDF檔的一樣嗎？
人生交叉點又來了，如果你遇到了演講者這樣的要求，你會怎麼辦？給你兩個選項看看，好不好？
第一個辦法是：演講的時候，讓演講者播放PDF檔案，這樣做的話，關於字體變型的問題可保萬無一失。
我們又來看看第二個辦法：在on show的電腦裡安裝演講者要求的字體，演講的時候，讓演講者播放PPT檔案。
確實，第一個辦法是一個聰明又快捷的做法。可是，你有沒有想過，Power Point有兩個動作的功能，分別是投影片頁與頁之間的轉場動畫，和，文字或圖片出現、強調、結束時的動畫與音效。如果演講者花了心思準備了以上的動畫與音效效果，卻因製作人貪一時之快而採用PDF檔，演講者的前期工夫不就白白地付諸東流了嗎，而且之於演講者對自己創作的簡報來說，他也許不會採納以PDF檔代之的意見。
也是那句話，完美主義是活動製作人其中一個基本的達標門檻，所以，我會選擇第二個辦去：在on show的電腦裡安裝演講者要求的字體。
現在，你有沒有突然地發現，原來當我們把日伴左右的簡報搬到舞台上的時候，檔案會發生不同的變化，一個熟悉的軟件因為一些外在的因素突然就變了樣似的，不過也不用擔心，只要我們認真對待，本著「盡力做到最好」的態度，事情自然會迎刃而解。
可能思維周全的同學已經發現了：「如果按照老師的辦法去優化演講者的簡報，又如果一場研討會上出現多份簡報文檔，那麼，我的日子不就要變成簡報格式化的機械人日子了嗎？」沒錯，我相信沒有一個製作人願意讓自己和其團隊變成簡報格式化的工場，所以，在活動一旦確定下來的同時，我們需要把製作簡報的格式要求儘可能早地告訴客戶、告訴演講者，從一開始遵守格式要求，避卻以後煩雜枯燥的調整工作。
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